sistem penjajaran

Sebenarnya masih berhubungan dengan sistem penyimpanan, tapi bila ditinjau dari cara penjajaran dokumen rm sistem berikut yang sering diterapkan (selain secara alphabet) :
1. Sistem penomoran langsung (straight numerical filing system)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 562932, 562933, 562934, 562935.
Kelebihan dari sistem penyimpanan ini adalah mudah dalam mengambil berkas rekam medis yang banyak dari rak aktif dan tidak aktif. Kemudahan lainnya adalah sistem penyimpanan ini mudah dimengerti bagi tenaga baru. Sedangkan kelemahannya : Petugas harus melihat seluruh angka sehingga mudah keliru dalam mengambil berkas dari rak penyimpanan.
2. Sistem angka akhir (terminal digit filing system)
Menggunakan 6 digit.
Contoh: nomor 06 – 04 -60
06 – -, angka ketiga (tertiary digit)
– 04 -, angka kedua (secondary digit)
– – 60, angka pertama (primary digit)
Kelebihan:
(a) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 section dalam rak penyimpanan
(b) Petugas tidak berdesak-desakkan disatu tempat
(c) Pekerjaan akan terbagi rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama tiap harinya untuk setiap seksi
(d) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap seksi, pada saat ditambahnya rekam medis baru
(e) Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap seksi terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong
(f) Memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan
(g) Kekeliruan peyimpanan dapat dicegah atau terkendali karena petugas hanya melihat dua digit angka terakhir dalam memasukkan rekam medis ke rak penyimpanan
(h) Hanya melihat angka pertama dengan rak yang mudah dihafal
(i) Disusun lagi melihat angka kedua dan kemudian RM disimpan berdasar angka ketiga
(j) Lebih mudah efisien, efektif.
Kelemahan: Memerlukan tempat/ruang yang lebih besar, oleh karena sebaran nomor sesuai dengan rak untuk rumah sakit besar dengan volume yang besar dan rekam medis yang tebal.
3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)
Menggunakan 6 digit
Contoh : 04 60 06
06 – -, angka ketiga (tertiary digit)
– 04 -, angka kedua (secondary digit)
– – 60, angka pertama (primary digit)
Kelebihan:
a) Mudah pengambilan untuk 100 berkas.
b) Pergantian angka tengah mudah dan penyebaran nomor merata sehingga tanggung jawab petugas dapat dibagi per area
c) Penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan.
d) Petugas dapat bekerja pada seksi-seksi tertentu sehingga menghindarkan kekeliruan penyimpanan.
Kelemahan :
a) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.
b) Terjadi rak-rak lowong untuk area tertentu bila rekam medis dialihkan ke area penyimpanan inaktif.
c) Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor-nomor yag lebih dari 6 angka.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: